Manajemen inventory terbaik menjadi buah bibir para pebisnis sejak pandemi melanda dunia. Kenormalan baru yang berlaku memaksa para pelaku usaha untuk beradaptasi dengan cara kerja baru. Kini sangat jamak perusahaan tanpa kantor, tanpa jam kerja konvensional, tanpa banyak yang terlibat tapi omset bisa mencapai milyaran perbulan. Apa sih rahasianya?

Pentingnya Manajemen Inventory pada Perusahaan

Sebelum mengulik rahasia sukses bisnis dengan sistem manajemen inventory, saya cerita sedikit soal tumbangnya perusahaan keluarga kami (untuk menghormati beberapa pihak saya tidak akan menyebutkan nama perusahaan dan produk yang didistribusikan). Perusahaan ini bergerak di bidang distribusi makanan dan minuman beku. Wilayah kerja perusahaan kami ada di Jawa Tengah dan Daerah Istimewa Yogyakarta.

Pada saat itu, sekitar tahun 2002-2010 belum banyak distributor fozen food di wilayah tersebut. Meskipun item yang ditangani tidak banyak, tapi tonase atau jumlah yang disebar cukup banyak. Pada masa jayanya, sekitar tahun 2012 omset penjualan rata-rata perbulan perusahaan ini mencapai 1 Milyar.

Paling tidak dua hari dalam sepekan truk besar bermuatan ratusan karton makanan atau minuman beku datang dan memasukan stok ke gudang. Setiap hari mobil dengan mesin pendingin memuat pesanan toko-toko dan mengirimnya ke berbagai kota. Tiap kota paling tidak mendapat satu kali kunjungan dalam satu minggu. Total ada 6 mobil berpendingin yang lalu lalang setiap hari, bongkar muat barang.

Kekurangan Manajemen Inventory Konvensional

Karena jumlah stok yang makin banyak, maka gudang penyimpanan terpaksa ditambah juga. Maka kemudian ada dua tempat yang digunakan sebagai tempat menyimpan barang. Inilah yang kemudian menjadi salah satu kendala bagi perusahaan kami. Permasalahan utamanya mungkin pada system manajemen inventory yang masih menggunakan cara konvensional. Saat itu ada satu orang bagian gudang yang bertugas mencatat stok barang, dibantu bagian pengiriman dan bagian administrasi. Tentu saja ini dilakukan secara manual, dengan lokasi gudang yang berbeda, hehe cukup repot, ya? Masalah lain adalah pengecekan stok di lapangan yang juga dilakukan secara manual, demikian juga input datanya.

Sebelum saya lanjut, sedikit behind the story dari manajemen konvensional yang dipakai adalah bahwa perusahaan ini merangkak dari bawah. Dari hanya memiliki 1 armada pengangkut sampai kemudian meningkat terus seiriing dengan makin tingginya omset. Saat itu yang jadi fokus adalah mengelola distribusi secara baik dengan sistem yang digunakan sejak awal perusahaan ini berdiri. Jadi belum kesampaian menggunakan sistem yang terintegrasi antar departemen atau bagian.
Memang sudah ada peningkatan pada sistem penjualan dan sistem pembelian yang mulai menggunakan software yang terintegrasi dengan beberapa toko atau outlet tetap. Sayangnya sistem terpadu ini belum mencakup seluruh pekerjaan di perusahaan.

Namanya juga tenaga manusia yang kadang lupa bahkan terlena, singkat cerita, perusahaan kami jatuh bangkrut dan terpaksa tutup. Sedih memang, tetapi dari sini kami belajar banyak tentang pengelolaan perusahaan yang lebih baik.

Software ERP untuk perusahaan distribusi Bisa Menjadi Solusi

Jika boleh berandai, tentu kami ingin saat itu sudah memiliki manajemen dengan sofware terbaik. Tapi sudahlah, qadarullah semua sudah terjadi dan tak perlu disesali. Belakangan baru saya dapat insigt tentang software ERP, yang berbasis cloud. Saya pun mencoba mempelajari sistem ini dan berharap suatu hari nanti bisa membangun kembali perusahaan distribusi seperti dulu lagi. Tentu saja dengan pengelolaan yang lebih maju, lebih canggih dan terintegasi hingga lini paling kecil.

Jadi Apa Sih, Sistem Cloud ERP

Dari literasi yang saya baca, sistem cloud ERP atau Enterprise Resource Planning adalah software manajemen terpadu yang memiliki mekanisme otentikasi otomatis. Bisa dikatakan bahwa sistem ini mampu melakukan kontrol terhadap semua sumber daya yang ada di sebuah perusahaan. Sistem ini mengatur mulai dari pengelolaan karyawan, sistem penggajian, logistik, penjualan hingga adminstrasi. Semua terintegrasi secara baik, sehingga alur pekerjaan dan pengelolaan perusahaan menjadi efisien.

Keunggulan Cloud ERP

Bagian penting yang ada pada sistem ERP ini adalah Enterprise atau perusahaan, Resource atau sumber daya, dan Planning atau perencaanan. Keunggulan yang dimiliki sistem ERP berbasis cloud adalah mampu mengintegrasikan data dari berberapa departemen terkait yang langsung terhubung dengan transaksi bisnis dengan sistem keuangan yang bersifat real time. Data ini bersifat dinamis karena terus diperbarui sesuai kondisi di lapangan.

Kondisi ini memberi kesempatan bagi owner untuk membuat keputusan yang tepat berdasarkan data yang akurat. Dinamisasi data juga memungkinkan bagi pengelola perusahaan untuk membuat strategi baru berdasarkan data terbaru. Artinya jika ada sesuatu yang perlu diwaspadai bisa segera diambil langkah alternatif supaya performa perusahaan tetap pada posisi prima.

Mengenal Cloud ERP Indonesia

Kembali pada cerita perusahaan keluarga yang di awal saya ceritakan, tampaknya kelemahan yang ada adalah pada sistem manajemen inventory. Idealnya, manajemen pengelolaan stok barang memang terintegerasi secara real time dengan departemen terkait. Sehinga produktifitas perusahaan bisa berjalan lancar tanpa kendala. Bayangkan jika pengelolaan stok barang dengan jumlah yang tidak sedikit dilakukan secara manual dan tidak bisa dilihat secara langsung datanya dari tempat (departemen) lain.

Betapa lamanya waktu yang dibutuhkan untuk mengetahui berapa banyak barang A di sebuah outlet, dan berapa banyak stok yang harus dikeluarkan dari gudang untuk mengisinya. Belum lagi harus dicek pula apakah tagihan sudah masuk dan sudah terbayar atau belum. Lalu berapa banyak barang yang harus diretur karena masa Expired Date sudah pendek. Oh, iya lalu bagaimana juga jika salah satu item sedang mengadakan program atau promo. Waduh pusing pala barby!

Kabar baiknya kini di Indonesia sudah ada sistem manajemen inventory terbaik, yaitu SystemEver. Software ini memlilki kemampuan andal untuk mengelola perusahaan dengan baik, serta membantu meningkatkan kinerja perusahaan. Ujungnya pasti bisa ditebak, jika kinerja bagus, maka keuntungan perusahaan diperkirakan akan ikut naik juga. SystemEver membantu Usaha Kecil dan Menengah, mengelola perusahaan dengan manajemen inventory terbaik.

Alasan Mengapa Perlu Memakai Software SystemEver

SystemEver adalah software sistem ERP yang dapat diatur sesuai dengan kebutuhan perusahaan. SystemEver menjadi sistem ERP yang cocok digunakan untuk berbagai perusahaan seperti distribusi, trading, services, hingga manufaktur. Software ini juga bisa dimanfaatkan ERP untuk jasa supaya bisa memberikan layanan prima.

Nah, beberapa alasan ini bisa dipakai pertimbangan mengapa SystemEver recomended

1. Berpengalaman dan Teruji

SystemEver dikembangkan oleh YoungLimWon Softlab Co., Ltd. Perusahaan ERP terkemuka dari Korea Selatan yang sudah berpengalaman sejak 1997. Sistem ini bahkan sudah berkembang sampai ke ke Jepang, Vietnam dan Indonesia.

2. Mudah Digunakan dan Fleksibel

Pengguna SystemEver akan menikmati sebuah fitur yang dikenal dengan nama Visual K. Fitur inilah yang membuat pengguna lebih mudah menggunakan software ERP. Software SystemEver bisa digunakan kapanpun dan dimanapun dengan menggunakan berbagai perangkat seperti laptop, desktop, tablet maupun ponsel. Bahasa yang digunakan pada software inipun cukup fleksibel tinggal pilih bahasa yang ingin kita gunakan bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris.
Bahasa lain yang digunakan adalah Jepang, Korea, Mandarin dan Vietnam.

3. Harga Terjangkau

SystemEver menawarkan harga yang terjangkau untuk sebuah sistem yang integrated dan mumpuni dalam pengelolaan perusahaan. Tidak hanya itu, sistem ini juga bisa digunakan sesuai kebutuhan. Dengan demikian akan memudahkan perusahaan untuk membuat perencanaan anggaran dengan efektif dan efisien. Jika berminat menggunakan software sistem ERP ini, teman-teman bisa menghubungi nomor telepon 021-29851628 atau melalui email info@SystemEver.com. Bisa juga dengan mengakses website resmi SystemEver.

Impian Mendirikan Perusahaan (lagi) di Masa Depan

Pengalaman selalu menjadi guru yang terbaik. Setelah mempelajari kegagalan, mengevaluasi dan membuat beberapa, kini saya seperti memiliki formula baru seandainya nanti membangun lagi perusahaan baru.
Hal paling krusial memang pada pengelolaan stok. Alur yang rapi, penghitungan yang cermat, dan pemutakhiran data terpadu wajib dilaksanakan jika ingin memiliki manajemen perusahaan yang sehat.

Saya menemukan formula ini dari SystemEver, dimana sistem softaware cloud ERP digunakan untuk mengatur dan mengelola fungsi departemen dalam manajemen. Semua terintegrasi mulai dari bagian akuntansi, pengadaan, manajemen proyek, manajemen risiko dan kepatuhan, dan operasi rantai pasokan.

Cara Kerja manajemen inventory pada SystemEver

Sistem manajemen inventory pada intinya adalah membuat sederhana dan alur yang singkat dari proses pengelolaan persediaan yang awalnya kompleks. Dengan sistem ini, pekerjaan seperti pengecekan inventaris, pemesanan barang dari pemasok, pengambilan dan pengepakan barang, penghitungan nilai inventaris, prediksi kebutuhan inventaris, pelacakan pengiriman pesanan, dan lain-lain lebih tertata rapi. Data yang ditampilkan juga akurat sehingga kesalahan-kesalahan pengambilan keputusan bisa diminimalisasi.

Keunggulan Sistem Manajemen Inventory

Kalau tadi pada awal tulisan saya sampaikan kelemahan sistem konvensional yang kami gunakan, sekarang saya ajak teman-teman mengulik keunggulan sistem manajemen inventory.

Penyimpanan Data Terpusat

Sistem manajemen inventory dapat membantu kita mengetahui ketersediaan barang sekaligus menemukan lokasinya hanya dalam hitungan detik, bahkan sekalipun barang berada di gudang atau toko yang berbeda. Bisa dibayangkan jauhnya perbedaan jika menggunakan cara konvensional, ya.

 

Stock Control

Sistem manajemen inventory memungkinkan kita mengawasi ketersediaan stok dan memastikannya untuk selalu berada di kondisi aman atau cukup. Sistem akan memberikan notifikasi ketika persediaan sudah menipis sehingga kita bisa segera mengisinya.

 

Efisiensi

Dengan menggunakan sistem manajemen inventory, berbagai aktivitas kompleks dibuat menjadi lebih sederhana dan mudah dikelola. Laporan inventaris bulanan hingga tahunan dapat dihasilkan dalam hitungan detik. Jika ini dilakukan secara manual bisa jadi berminggu-minggu baru kelar.

 

Produktivitas yang Optimal

Otomatisasi pengelolaan inventaris akan membuat karyawan bisa lebih fokus pada tugas penting lain. Tidak perlu waktu panjang ((seperti drama berseri)) untuk pencatatan jumlah stok atau pembuatan laporan.

 

Penghematan Biaya

Ini yang penting juga bagi perusahaan. Penghematan biaya karena berbagai human error, penyimpanan stok yang berlebihan, pembelian barang yang tidak perlu bisa dilakukan dengan manajemen inventory yang terpusat dan terintegrasi.
Masih ada lagi keuntungan lain seperti peningkatan keluasan pelanggan perencanaan yang tepat. Kedua hal tersebut juga akan mempengaruhi kinerja perusahaan agar berada dalam kondisi sehat dan berkembang dengan baik.

Penutup

Buat saya selalu ada celah untuk bangkit dan berkembang pada setiap peristiwa, bahkan yang paling buruk sekalipun. Saat ini perusahaan keluarga memang tidak ada lagi. Namum, saya ingin satu saat nanti anak-anak kami akan membuat perusahaan keluarga yang lebih besar, dikelola dengan baik dan menggunakan teknologi paling mutakhir (pada saatnya nanti).